Som arbeidsgiver har menigheten ansvar for å følge opp ansatte gjennom sykdom, permisjon og ulike livssituasjoner. Tydelige rutiner og god dialog gir trygghet for medarbeideren og gjør det enklere å planlegge menighetens arbeid. Avklar hvem som har personalansvar, hvem som håndterer lønn og NAV, og hvem som følger opp dersom pastoren eller daglig leder selv blir borte.

Arbeidsmiljøloven regulerer blant annet retten til permisjon og arbeidsgivers oppfølgingsplikt. Folketrygdloven regulerer retten til ytelser som sykepenger, foreldrepenger og omsorgspenger. Arbeidsavtaler, personalreglement og eventuelle tariffavtaler kan gi bedre rettigheter enn lovens minimum. Rett til permisjon betyr ikke automatisk rett til lønn eller utbetaling fra NAV.

Ved permisjon bør dere avklare periode, omfang, eventuell lønn og hvordan arbeidsoppgavene skal ivaretas. Bekreft avklaringene skriftlig, og planlegg tilbakekomsten. Lovfestet permisjon må respekteres når vilkårene er oppfylt. Andre permisjoner, som enkelte former for velferdspermisjon, avhenger av avtaler og menighetens ordninger. Ved foreldrepermisjon skal den ansatte varsle arbeidsgiver innen lovens frister. 

Når en ansatt blir syk, skal arbeidsgiver følge opp tidlig og vurdere tilrettelegging. Det kan handle om færre kveldsoppgaver, endret arbeidstid, andre arbeidsoppgaver eller gradvis tilbakeføring. Samtalen skal dreie seg om arbeidsevne og behov for tilpasninger. Den ansatte har plikt til å medvirke, men trenger ikke opplyse om diagnose eller andre private medisinske forhold. (Se vedlegg for veilder til samtale).

Noen sentrale frister og hovedregler ved sykefravær er:

• De første 16 kalenderdagene: Arbeidsgiver betaler som hovedregel sykepenger i arbeidsgiverperioden når vilkårene er oppfylt. Ha tydelige rutiner for fraværsmelding, egenmelding og sykemelding.
• Innen fire uker: Lag en oppfølgingsplan sammen med den ansatte, med mindre det er åpenbart unødvendig. Planen skal deles med sykmelder innen samme frist.
• Innen sju uker: Gjennomfør dialogmøte 1 ved fullt sykefravær, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved gradert sykmelding holdes møtet når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er behov.
• Ved åtte uker: NAV vurderer aktivitetsplikten. Dokumenter hvilke tilpasninger dere har vurdert, og hvorfor arbeid eventuelt ikke er mulig.
• Innen 26 uker: NAV gjennomfører normalt dialogmøte 2. Arbeidsgiver skal delta når NAV innkaller.

Ved sykepenger, foreldrepenger og enkelte andre NAV-ytelser må arbeidsgiver sende inntektsmelding. Sørg for riktige opplysninger og nødvendige tilganger til NAVs arbeidsgivertjenester. Avklar om menigheten forskutterer lønn og krever refusjon, eller om NAV betaler direkte til den ansatte. Følg opp refusjonskrav og frister; manglende inntektsmelding kan forsinke utbetalingene.

Fravær ved sykt barn registreres som omsorgsdager og må holdes atskilt fra den ansattes eget sykefravær. Arbeidsgiver skal ha oversikt over dagene og eventuelle vedtak om ekstra omsorgsdager. Når vilkårene er oppfylt, utbetaler arbeidsgiver omsorgspenger og dekker som hovedregel de første ti omsorgsdagene i kalenderåret. Det kan søkes refusjon for flere dager etter NAVs regler.

Ved langvarig sykdom fortsetter arbeidsgivers oppfølgingsansvar så lenge arbeidsforholdet består, også dersom den ansatte går over til arbeidsavklaringspenger.

Les mer i lenkene ved siden av